Wielu z nas uważa, że archiwizacja jest niepotrzebnym krokiem, jeśli chodzi o nasze e-maile. Większość naszych kolegów nawet tego nie robi. Wolą zostawić przychodzące wiadomości e-mail w swojej skrzynce odbiorczej i używać opcji „Oznacz jako przeczytane” i innych flag, aby wskazać czynności, które należy wykonać na przychodzących wiadomościach e-mail. Najczęstszą odpowiedzią na brak archiwizacji, o której słyszeliśmy, jest „Trzymam e-maile w skrzynce odbiorczej, aby móc je łatwo znaleźć”.
Archiwizacja wiadomości e-mail ułatwia zarządzanie czasem, a także zapewnia pewną strukturę. Kiedy archiwizujesz e-maile, z którymi skończyłeś, pozostaje czysta skrzynka odbiorcza, w której znajdują się wiadomości, które zasługują na Twoją uwagę. Bez bałaganu! Koniec z utratą ważnych e-maili. W tym poście pokażemy Ci przewodnik krok po kroku, którego możesz użyć do skonfigurowania archiwalnej skrzynki pocztowej, a także do automatycznego archiwizowania poczty.
Krok - 1. Otwórz aplikację Mail i kliknij Skrzynka pocztowa> Nowa skrzynka pocztowa
Krok - 2 Określ nazwę nowej skrzynki pocztowej i wybierz lokalizację z listy rozwijanej. Sugerujemy, aby jako lokalizacji użyć „Na moim Macu” i nadać jej odpowiednią nazwę. W tym przykładzie użyjemy ATB_Archive jako nazwy folderu.
Krok - 3 Po skonfigurowaniu, skrzynka pocztowa jest dostępna po lewej stronie, podobnie jak każda inna skrzynka pocztowa i możesz przeciągać i upuszczać swoje e-maile ręcznie, gdy skończysz z nimi.
Krok - 4 Teraz czas na zabawną część automatyzacji procesu archiwizacji za pomocą reguł. To całkiem proste, gdy już to zrozumiesz.
Krok - 5 Kliknij Mail> Preferencje . Kliknij Reguły i wybierz Dodaj regułę
Krok –6 Wyznacz folder skrzynki pocztowej na ten, który utworzyłeś w kroku 2.
Krok - 6 Nazwij regułę w polu opisu i dodaj warunki. Możesz dodać warunki, takie jak e-mail starszy niż dwa tygodnie. Naciśnij przycisk +, aby dodać więcej warunków. Możesz tutaj uzyskać dość szczegółowe informacje, na przykład „Wszystkie e-maile od nadawcy x lub nadawcy y” nie są archiwizowane. Zapisz swoje zasady.
Krok - 7 Przetestuj i gotowe. Gdy tylko wiadomości e-mail w Twojej skrzynce odbiorczej spełnią określone przez Ciebie reguły, Twoja poczta automatycznie przeniesie je ze skrzynki odbiorczej do lokalnego folderu archiwum, który skonfigurujesz.
Czasami to proste rzeczy sprawiają, że jesteśmy bardziej produktywni. Jeśli kiedykolwiek otworzyłeś skrzynkę odbiorczą i poczułeś, że potrzebujesz drinka, nie jesteś sam. Przetestuj funkcję automatycznej archiwizacji i przekonaj się sam!
Witamy w Dni bez bałaganu w skrzynce odbiorczej!
